Почему с волонтёрами всё сложнее и важнее одновременно
За последние три года крупные спортивные события показали одну любопытную тенденцию: желающих помогать много, но конкуренция за их внимание стала жёстче. На Олимпиаде в Париже 2024 оргкомитет получил более 300 тысяч заявок на около 45 тысяч мест, а на ЧМ по футболу 2022 года в Катаре официально зарегистрировалось больше 20 тысяч волонтёров. При этом часть заявок так и не доходит до этапа отбора: людей отталкивает сложный путь регистрации, непонятные условия и слабая коммуникация. Поэтому организация волонтеров на спортивные мероприятия уже не сводится к «повесили объявление и ждём». Это полноценный маркетинг, работа с данными и продуманная стратегия удержания — почти как в продуктовой IT‑компании, только с акцентом на эмоции и чувство причастности.
Если говорить проще, сейчас побеждает тот, кто умеет не только найти людей, но и объяснить им, зачем им это вообще нужно, кроме строчки в резюме и бейджа на шею.
Поиск и набор: какие подходы реально работают
Классика: вузы, спортшколы, местные сообщества
Традиционный поиск и набор волонтеров для спортивных событий всё ещё живее всех живых. Университеты, колледжи, спортивные школы, фан-клубы и локальные комьюнити дают стабильный поток мотивированных людей, которым интересен сам вид спорта и атмосфера события. По данным организаторов Евроигр и региональных турниров 2022–2024 годов, до 60–70 % волонтёрских команд формируется именно через образовательные учреждения и локальные сообщества. Плюс этого подхода — доверие: человек приходит по рекомендации знакомого тренера или куратора. Минус — ограниченный масштаб и зависимость от личных контактов координаторов. Там, где связей мало, поток заявок заметно проседает, особенно если событие международное и нужно много людей с языками.
Зато такой канал отлично подходит для первой волны набора, когда важно быстро создать «ядро» команды и протестировать процессы отбора и обучения.
Цифровой подход: соцсети, платформы и партнёрские базы
Онлайн-инструменты за последние три года стали ключевыми для тех, кто думает, как привлечь волонтеров на спортивное мероприятие федерального или международного уровня. Площадки вроде Volunteer Management System на Париж‑2024, национальные платформы волонтёрства, специализированные сайты и телеграм‑каналы позволяют за короткое время собрать десятки тысяч анкет. На крупных событиях 2022–2024 годов доля заявок через онлайн‑сервисы уже превышала 80 %. Преимущество очевидно: масштабируемость, возможность настраивать таргет на интерес к спорту, языки, регион. Но есть и оборотная сторона: много случайных заявок, «серых» анкет без реальной мотивации и запросов «а можно без смен, только форму получить». Здесь особенно важно, как выстроены фильтры, анкета и коммуникация после регистрации.
При грамотной воронке онлайн-каналы превращаются из «шума» в источник действительно подходящих людей, а не просто больших цифр в отчёте.
Профессиональные агентства и партнёрские структуры
Отдельная история — агентство по подбору волонтеров для мероприятий и аутсорсинговые решения. Они чаще всего используются, когда сроки поджимают, а требования к сервису высокие: церемонии открытия, VIP‑зоны, протокол, аккредитация. За последние годы часть городов‑организаторов чемпионатов и кубков стала комбинировать собственный набор с привлечением внешних партнёров: корпоративных волонтёрских программ крупных спонсоров, благотворительных фондов, НКО. Это даёт более «взрослую» аудиторию, людей с опытом. Но цена вопроса — меньше гибкости. Агентства и партнёры работают по своим стандартам, и интеграция в общую систему часто требует времени и донастройки. Если не заниматься этим заранее, на старте мероприятия появляются разрывы в культуре обслуживания и коммуникации внутри команды.
С другой стороны, именно такие партнёрские пулы помогают «закрыть дыры», когда собственный набор не добрал нужное количество людей в узких ролях.
Сравнение подходов: где выигрываем, а где теряем
Если сравнивать разные подходы к набору, хорошо видно: нет «серебряной пули», есть баланс. Офлайн‑каналы дают выше конверсию из заявки в реально вышедшего на смену волонтёра — по данным организаторов нескольких крупных стартов 2023–2024 годов, до 70–75 % отобранных через вузы людей доходят до события. У чисто онлайн‑наборов эта доля колеблется в районе 40–50 %: кто-то уезжает, забывает, находит подработку. Партнёры и агентства, наоборот, дают почти гарантированную явку, но меньше вариативность по профилям и меньше молодых активистов, которые создают ту самую атмосферу праздника. В реальности эффективная организация волонтеров на спортивные мероприятия получается, когда вы на старте делаете ставку на 2–3 ключевых канала и чётко понимаете их роль: кто даёт массовость, кто — качество, а кто — устойчивость. Ошибка многих крупных ивентов 2022–2023 годов — попытка «быть везде сразу» без приоритизации, из-за чего команды перегорели ещё на этапе набора.
Гораздо продуктивнее честно признать: этот турнир мы строим на базе университетов и онлайн-платформы, а агентства используем точечно, под специальные зоны.
Технологии: плюсы и минусы цифровых инструментов
CRM, кабинеты волонтёра и автоматизация отбора
Технологии за последние три года перестали быть чем‑то «для галочки» и стали критически важной инфраструктурой. Личные кабинеты волонтёра, CRM‑системы, автоматизированные слоты для записи на смены, онлайн‑обучение позволяют менеджерам не тонуть в таблицах и чатах. На ряде международных стартов 2023–2024 годов использование специализированных систем сократило время обработки одной заявки в 2–3 раза и уменьшило количество конфликтов при распределении смен. Плюс — прозрачность: волонтёр видит свой статус, расписание, материалы. Но технологии не волшебная палочка: плохое описание ролей и хаотичные уведомления легко превращают даже самую продвинутую платформу в источник раздражения. Ещё один риск — зависимость от подрядчика. Если система «ложится» в момент пиковой нагрузки, вы в буквальном смысле теряете людей на входе.
Поэтому выбирать платформу стоит не только по красивому интерфейсу, но и по надёжности, поддержке и опыту работы именно со спортивными событиями.
Соцсети, мессенджеры и геймификация
Второй технологический пласт — коммуникация и вовлечение. Чаты в Telegram и WhatsApp, закрытые группы в VK, микросообщества по кластерам, бейджи и уровни в приложении — всё это напрямую влияет на управление и мотивация волонтеров на спортивных событиях. На марафонах и массовых стартах 2022–2024 годов организаторы, которые запускали простые механики геймификации (очки за посещение тренингов, мини‑челленджи, цифровые «награды»), фиксировали до 15–20 % более высокую явку на смены и меньший отток к финалу. Плюс, такие инструменты снимают часть рутинных вопросов: ответы можно упаковать в бота или закреплённые сообщения. Минус — информационный шум. Если у человека пять разных чатов, три платформы и куча рассылок, он начинает пропускать важное. Здесь критично иметь единую «точку правды», где всегда хранится актуальная информация по расписанию и правилам.
И да, не стоит переоценивать геймификацию: если базовые условия неудобные, никакие уровни и стикеры не спасут.
Как выбирать подходы: практические советы
Сначала стратегия, потом инструменты
Прежде чем бросаться в рекламу и соглашаться на все предложения партнёров, полезно ответить на несколько сухих, но честных вопросов. Сколько людей реально нужно и на какие роли, с учётом резервов и типичного невыхода в 15–25 %? Кто ваша целевая аудитория: студенты, местные жители, люди с языками, специалисты по медицине или безопасности? Как долго длится событие и насколько оно физически и эмоционально тяжёлое? От этих параметров и нужно отталкиваться, выбирая, какие каналы делать основными, а какие — вспомогательными. Если у вас большой международный турнир на две недели, где важен английский, — опирайтесь на вузы с языковыми факультетами и онлайн‑платформы. Если локальный полумарафон на один день — эффективнее зайти в местные сообщества, клубы по интересам и через социальные сети района. Звучит просто, но во многих кейсах 2022–2023 годов именно отсутствие этой базовой сегментации приводило к завалу анкетами «не тех» людей.
Как только вы понимаете портрет волонтёра, становится проще и текст объявления, и выбор визуалов, и даже тон общения.
Комбинируйте каналы и тестируйте гипотезы
Рабочая модель на 2025 год — это комбинация. Например: 50 % набора — университеты и колледжи, 30 % — национальная волонтёрская платформа, 20 % — партнёры и агентства. Важно не просто раскидать усилия, а измерять: откуда пришли люди, как быстро отвечают, сколько дошли до интервью, обучения и первых смен. Простое добавление двух‑трёх полей в анкету про источник информации позволяет уже через месяц понять, какие каналы «стреляют», а какие только создают нагрузку на координаторов. Неплохая практика — запускать набор волонтёров волнами, меняя акценты и посылы. В первой волне — ставка на ядро и опытных участников прошлых событий, во второй — добор по дефицитным ролям, в третьей — резерв и точечные закрытия. Такой подход показал себя устойчивым на нескольких крупных турнирах 2023–2024 годов, где через волонтёрский пул прошли тысячи людей, но уровень отказов в пиковые дни оставался управляемым.
Если же делать один общий «массовый» старт набора и потом всё время догонять — вы почти гарантированно получите дефицит людей именно в самые напряжённые дни.
Мотивация, удержание и честные ожидания
Что на самом деле мотивирует в 2022–2024 годах
Исследования волонтёрских программ крупных соревнований последних трёх лет показывают интересную картину. Да, людям по‑прежнему важны форма, питание, транспорт и сертификаты. Но на первых местах — атмосфера, возможность быть «внутри события», живой нетворкинг и развитие навыков. На опросах после международных стартов 2022–2024 годов более 70 % участников отмечали, что ключевым фактором, почему они бы пришли ещё раз, стала команда и отношение координаторов, а не конкретные материальные бонусы. Это значит, что вопрос «как привлечь волонтеров на спортивное мероприятие» нельзя решать только мерчем и анонсами в соцсетях. Нужно честно рассказывать про нагрузки, смены, возможные сложности и одновременно показывать, какие реальные плюсы человек получит: от прокачки soft skills до знакомства с индустрией спорта изнутри. Завышенные ожидания бьют по лояльности сильнее, чем скромный, но честный оффер.
Проще говоря, лучше обещать меньше, но выполнить и чуть перевыполнить, чем рисовать «мечту», которая рассыплется в первый день соревнований.
Роль координаторов и тон коммуникации
Отдельный фактор — то, как построена работа координаторов. Даже идеальная система и продуманная логистика рушатся, если человек на месте чувствует себя «расходником». Регулярные созвоны или встречи, внятная обратная связь, возможность задать вопрос и не ждать ответ неделю — всё это формирует доверие. В успешных кейсах 2023–2024 годов координаторов обучали не только процессам, но и базовой работе с людьми: как давать задания, как признавать вклад, как решать конфликты. Видимый лидер рядом, а не абстрактный «оргкомитет», укрепляет и мотивацию, и дисциплину. Плюс, не стоит недооценивать простые жесты: личное спасибо, упоминание волонтёров в публичных коммуникациях, небольшие офлайн‑встречи после события. Они напрямую влияют на то, сколько людей вернутся на следующий старт и порекомендуют проект друзьям.
По сути, вы строите не одноразовый ресурс, а сообщество, которое растёт от мероприятия к мероприятию.
Актуальные тенденции 2025 года
Профессионализация и «карьера волонтёра»
Главный тренд на пороге 2025 года — уход от представления о волонтёрах как о «безмолвной массе помощников». Всё больше крупных турниров выстраивают понятную лестницу развития: от новичка до тимлида, от локальных стартов до международных событий. На некоторых программах 2023–2024 годов часть опытных участников получала доступ к дополнительным тренингам, карьерным консультациям и даже стажировкам у партнёров. Это повышало повторное участие — люди воспринимали своё вовлечение как длинную дорогу в спортивной индустрии, а не разовую акцию. В 2025 году можно ожидать закрепления этого подхода: появление «паспортов волонтёра» с историей участия, рейтингов, рекомендаций. Для организаторов это шанс снизить риски провалов при наборе: вы работаете не с «анонимной» массой, а с базой проверенных людей, чьи навыки и надёжность уже подтверждены делом.
Одновременно растёт спрос на профильные роли: медиаволонтёры, digital‑команды, волонтёры аналитики, а не только классические информаторы и стюарды.
Инклюзия, устойчивость и влияние на город
Ещё один тренд, усилившийся с 2022 года, — фокус на социальной и экологической повестке. Для части добровольцев важен не только спорт, но и то, какие ценности несёт событие. Программы раздельного сбора отходов, доступной среды, работы с уязвимыми группами становятся аргументом «за» участие. В отчётах по волонтёрству нескольких международных соревнований за 2023–2024 годы именно эти аспекты отмечались как значимые для молодых участников. Для городов‑организаторов это шанс не просто закрыть кадровую задачу, а встроить волонтёрскую программу в долгосрочное развитие: продолжить обучение, поддерживать сообщества, вовлекать людей в другие городские проекты. Там, где это сделано, эффект заметен: часть волонтёров остаётся активной в городской среде и после финального свистка, а мероприятия воспринимаются не как «налётный» праздник, а как точка роста.
Именно такая логика — от «разового ивента» к устойчивому сообществу — постепенно становится стандартом хорошего тона на мировом спортивном рынке.
Вывод: думайте как продакт‑менеджер, действуйте как лидер сообщества
Если свести всё к одному тезису, он будет таким: успешная организация волонтеров на спортивные мероприятия в 2025 году — это смесь продуманной воронки набора, аккуратной работы с данными и очень человеческого отношения. Набор через вузы и локальные сообщества, цифровые платформы и, при необходимости, агентство по подбору волонтеров для мероприятий стоит рассматривать не как конкурирующие, а как дополняющие инструменты. Технологии облегчают операционку, но не заменяют честной коммуникации и уважения. Статистика крупных стартов 2022–2024 годов показывает: там, где оргкомитет вкладывался в понятный путь волонтёра от заявки до прощальной встречи и думал не только о «закрытии смен», но и о смысле участия, возвращаемость людей и их вовлечённость были заметно выше. А значит, и само спортивное событие воспринималось зрителями и участниками совсем иначе — как живой, тёплый, хорошо организованный праздник, а не просто набор матчей по расписанию.